Vraag & Antwoord

Hier vindt u antwoorden op veelgestelde vragen over alles wat met incasso te maken heeft. Staat uw vraag er niet bij? Neem dan contact met ons op via 0493-331483.

Beschikbare veelgestelde vragen voor

Mag ik btw berekenen over de incassokosten?

Ben ik btw-plichtig?

Bent u zelf een btw-plichtige ondernemer in de zin van artikel 7 van de Wet op de omzetbelasting 1968, dan kan u de btw verrekenen en de btw vormt in dat geval dus geen extra kostenpost. De incassokosten mogen in dat geval niet verhoogd worden met btw.

Ben je niet btw-plichtig?

Als u geen ondernemer bent in de zin van artikel 7 van de Wet op de omzetbelasting 1968 of als de vordering betrekking heeft op een vrijgestelde prestatie als bedoeld in art. 11 van die wet, dan kunt u de btw niet verrekenen. De btw vormt voor u in dat geval wel een extra kostenpost.

De incassokosten worden dan verhoogd met een percentage dat gelijk is aan het btw-percentage. Dit geldt ook voor het minimumbedrag van € 40,00. U moet uw debiteur dan wel op de hoogte brengen van het feit dat u de btw niet kan verrekenen en dat de incassokosten met het btw-percentage zijn verhoogd. Wanneer de debiteur een consument is, moet u deze verklaring opnemen in de verplichte aanmaning.

Welke termijnen moet ik in de brieven vermelden?

Als het een particuliere debiteur betreft, bent u verplicht om deze veertien dagen de tijd te geven om alsnog, in eerste instantie zonder kosten, te betalen.

Als het een zakelijke debiteur betreft, hoeft u deze niet veertien dagen de tijd te geven. Het kan zijn dat hierover afspraken zijn gemaakt in de overeenkomst of in de algemene voorwaarden. Een termijn van zeven dagen is redelijk. 

Wat is een aanmaning?

In een aanmaning wordt door de schuldeiser aan een schuldenaar dringend verzocht om zijn betalingsverplichting na te komen. Een aanmaning wordt pas gestuurd als de betalingstermijn is verstreken, ook kan er van tevoren nog een ‘gewone’  betalingsherinnering verstuurd zijn. Het verschil tussen een aanmaning en een betalingsherinnering is dat in een aanmaning de juridische consequenties genoemd worden. In de aanmaning wordt namelijk vermeld welke incassokosten er in rekening gebracht worden, mocht betaling uitblijven.

Moet ik een aanmaning aangetekend verzenden?

Het is niet verplicht om een aanmaning aangetekend te verzenden. GCA-Incasso raadt dit wel aan, omdat, mocht het tot een rechtszaak komen, u moet bewijzen dat u een aanmaning verzonden hebt. Als u de aanmaning aangetekend verzendt, heeft u dit bewijs.

Wanneer mag ik incassokosten in rekening brengen?

U mag incassokosten doorberekenen nadat de betaling van de factuur niet binnen de betalingstermijn is voldaan. In de meeste gevallen wordt er eerst een betalingsherinnering of een aanmaning verstuurd. Als u incassokosten in rekening wilt brengen, moet u dit vermelden in de brief. De debiteur moet namelijk weten wat de gevolgen zijn als hij geen gehoor geeft aan de betalingsherinnering of aanmaning. Blijft de betaling dan na de genoemde termijn alsnog uit, dan mogen er incassokosten in rekening worden gebracht. Dit doet u in de sommatie.

Moet ik de incassokosten in de aanmaning vermelden?

Ja. De tegenpartij moet namelijk weten wat de gevolgen zijn als hij aan de aanmaning geen gehoor geeft. Als de tegenpartij niet op de aanmaning reageert, kunnen de incassokosten in rekening worden gebracht. Dit doet u in de sommatie.

Moet ik de tegenpartij 14 dagen de tijd geven om alsnog te betalen, zonder dat hier kosten bij komen?

Als het een particuliere tegenpartij betreft, bent u volgens de Wet Incasso Kosten verplicht om de schuldenaar 14 dagen de tijd te geven om alsnog zonder extra kosten (bijvoorbeeld incassokosten) te betalen. Dit doet u door een aanmaning te versturen, waarin deze termijn genoemd wordt. In principe kunt u de aanmaning versturen vanaf het moment dat de particuliere klant in verzuim is, dit wil zeggen vanaf het moment dat de betalingstermijn verloopt. Mocht u er voor kiezen om eerst nog een betalingsherinnering te sturen, dan stuurt u de aanmaning pas zodra de in de betalingsherinnering genoemde betalingstermijn verloopt.

Er bestaan ook situaties waarin het niet nodig is om de tegenpartij 14 dagen de tijd te geven om de openstaande vordering alsnog te betalen:

  • Zakelijke klanten waarmee afspraken zijn vastgelegd over het vorderen van incassokosten. Deze afspraken staan dan vaak in de algemene voorwaarden of in de overeenkomst;
  • Betalingsachterstanden die ontstaan zijn voor 1 juli 2012;
  • Als u kosten gemaakt heeft voor deurwaardersdiensten, zogenaamde gerechtelijke incassokosten.
Wat is een sommatie?

Een sommatie is, net als een aanmaning, een brief waarin u de debiteur nog een laatste mogelijkheid geeft om te betalen, voordat er een gerechtelijke procedure wordt gestart. Het verschil tussen een aanmaning en een sommatie is dat u bij een aanmaning dreigt met het in rekening brengen van de incassokosten, en bij een sommatie deze kosten daadwerkelijk in rekening brengt. In de sommatie sommeert u de debiteur namelijk om het openstaande factuurbedrag, de incassokosten én de wettelijke (handels)rente te vergoeden, in plaats van alleen het openstaande factuurbedrag. Het is ook mogelijk om een sommatie door GCA-incasso te laten versturen.

Wat houdt een ingebrekestelling in?

In een ingebrekestelling wijst u de tegenpartij op het feit dat hij een verplichting uit een overeenkomst nog niet (geheel) is nagekomen. Zo kan het bijvoorbeeld voorkomen dat u een overeenkomst sluit waarbij de tegenpartij een product moet leveren, maar het geleverde product niet voldoet aan de afgesproken voorwaarden. In dat geval kunt u de tegenpartij in gebreke stellen. U stuurt dan een brief tot ingebrekestelling waarin de tegenpartij een redelijke termijn krijgt om alsnog aan de overeenkomst te voldoen. Voldoet de tegenpartij niet, dan is hij in verzuim, waardoor hij aan u wettelijke (handels)rente en eventuele andere kosten verschuldigd is en waardoor u rechtsmaatregelen kunt treffen, waarvan de kosten voor rekening van de tegenpartij komen.

Wanneer wordt een vordering opeisbaar?

Op het moment dat de overeengekomen betalingstermijn is verstreken, maar de factuur nog niet is betaald, wordt de vordering opeisbaar. Vanaf dat moment kunt u een incassotraject in werking stellen, bijvoorbeeld beginnende met een betalingsherinnering of een aanmaning. Met een incasso-abonnement van GCA-Incasso, wordt uw debiteurenbeleid en incassotraject jaarlijks kritisch bekeken door onze specialist. Op deze manier zorgt u er voor dat het juiste incassotraject wordt gevolgd zodra een vordering opeisbaar is.  

Heeft u geen betalingstermijn afgesproken, dan wordt de vordering dertig dagen na ontvangst van de factuur opeisbaar.

Wanneer is er sprake van schuldeisersverzuim?

Schuldeisersverzuim is een term waarmee wordt aangegeven dat niet de schuldenaar, maar u als schuldeiser ervoor zorgt dat de verplichtingen uit een overeenkomst niet kunnen worden nagekomen. Het is dus de bedoeling dat u mee werkt aan de nakoming van de schuldenaar. Als u dat niet doet kan de schuldenaar niet of niet correct nakomen. De gevolgen hiervan komen voor uw rekening. Het kan bijvoorbeeld zo zijn dat een schuldenaar een vergoeding vordert van de kosten die als gevolg van het schuldeisersverzuim zijn gemaakt..

Wanneer er sprake is van schuldeisersverzuim, kan een schuldenaar niet meer in verzuim raken. Het verzuim eindigt  op het moment dat de schuldenaar kan nakomen, zonder belemmeringen die door het schuldeisersverzuim zijn ontstaan.

Wat betekent het als een schuldenaar in verzuim is?

Als een schuldenaar in verzuim is, wil dit zeggen dat het min of meer zeker is dat hij de verplichting uit de overeenkomst niet na zal komen.

Voordat een schuldenaar in verzuim is, zal hij eerst in gebreke gesteld moeten worden. Hiermee wordt bedoeld dat de schuldenaar de kans moet hebben gehad om aan zijn verplichting te voldoen. Dit kan gebeuren door de tegenpartij een aanmaning of ingebrekestelling toe te sturen.

Als een schuldenaar duidelijk maakt dat hij zijn betalingsverplichting niet na zal komen of wanneer nakoming in het geheel niet meer mogelijk is, is de schuldenaar automatisch in verzuim.

Er is een klant die een doorlopende betalingsverplichting heeft. Hij moet periodiek een bedrag betalen, maar vergeet dit regelmatig. Moet ik hem iedere keer een aanmaning sturen?

Als uw particuliere klant niet betaalt, moet u iedere keer een aanmaning sturen om de klant te bewegen toch te betalen.

Voor een zakelijke klant geldt dat als er afspraken zijn vastgelegd over het vorderen van incassokosten, een aanmaning niet nodig is.